7 Langkah untuk Membuat Meeting yang Produktif

meeting

Meeting diperlukan untuk menyampaikan tujuan Anda dengan tim yang Anda miliki. Meeting dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dengan memanfaatkan teknologi atau melakukan meeting langsung secara personal. Namun terkadang, meeting bisa jadi membosankan dan mengulur waktu karena konten yang tidak fokus dan tidak efektif. Meeting yang efektif dan produktif diperlukan guna menyimpan waktu Anda lebih banyak untuk hal lain yang lebih penting untuk dikerjakan. Berikut cara efektif untuk membuat meeting yang produktif:

1. Buat agenda meeting

Agenda meeting yang fokus diperlukan agar Anda bisa mencapai tujuan bersama dalam waktu yang seefektif mungkin. Usahakan bahwa Anda dan tim menghindari untuk membicarakan hal-hal lain yang tidak menjadi agenda penting dalam meeting. Anda juga bisa menentukan lama waktu meeting dalam agenda tersebut sehingga meeting tetap berjalan dengan fokus.

2. Batasi anggota meeting

Semakin banyak orang yang mengikuti meeting, maka meeting akan semakin tidak efektif. Kuncinya adalah Anda cukup mengundang meeting orang-orang yang memang berkaitan dengan agenda meeting yang Anda tetapkan. Orang yang terlalu banyak dapat membuat hanya sebagian orang saja berkontribusi dalam memberikan ide di meeting tersebut.

3. Jangan pernah datang terlambat

Meeting tepat waktu sangat menyimpan waktu Anda untuk melanjutkan pekerjaan lainnya. Jangan sampai meeting Anda terbuang sia-sia hanya karena menunggu orang lain untuk datang. Pastikan semua orang datang tepat waktu bahkan hadir 5 menit sebelumnya.

4. Cari suasana baru

Meeting tidak hanya bisa dilakukan di ruang meeting saja. Jika memungkinkan, ajak anggota meeting Anda untuk meeting di luar kantor seperti cafe, restoran, taman dan ruangan lainnya. Ini dapat dilakukan dengan catatan, meeting tersebut berjumlah kecil. Hal ini selain menyajikan suasana baru, juga bisa meningkatkan kreativitas dan ide-ide menarik lainnya.

5. Definisikan langkah selanjutnya, deadline, dan tanggung jawab

Jangan pernah meninggalkan meeting tanpa ada rencana selanjutnya atau deadline yang harus dikerjakan. Hal ini untuk mewujudkan tujuan meeting yang Anda buat sebelumnya karena meeting yang produktif diikuti oleh aksi selanjutnya.

6. Tentukan prioritas

Jika Anda tidak memiliki waktu yang banyak untuk meeting, maka Anda bisa menentukan prioritas dari meeting tersebut. Diagram di bawah ini membantu Anda untuk menentukan apakah meeting tersebut perlu Anda datangi atau tidak. Jika kedatangan Anda bisa diwakilkan oleh orang lain, maka usahakan untuk mencari pengganti Anda. Pastikan dalam setiap meeting bahwa Anda benar-benar diperlukan kehadirannya.

meeting tree

7. Hentikan ketika meeting tidak produktif

Jika dalam meeting tersebut, Anda dan tim mengalami jalan buntu, maka Anda dapat menghentikan meeting tersebut dan menjadwalkan ulang untuk meeting selanjutnya dengan agenda yang sama. Karena Anda tidak ingin meeting berjalan tanpa menghasilkan ide yang berguna bukan?

Semoga bermanfaat!

Sumber: Harvard Business Review, Entrepreneur

Join Us

Artikel - Artikel Terkait