Bagaimana Cara Tetap Fokus Saat Menangani Banyak Proyek

banyak proyek

Multitasking telah menjadi bagian dari budaya kerja di zaman sekarang. Tidak sedikit karyawan yang harus menangani beberapa proyek sekaligus dalam waktu bersamaan. Apabila dilakukan secara tepat, hal ini bisa membantu Anda untuk mencapai target bisnis secara lebih cepat. Sebaliknya, jika dilakukan secara kurang tepat, hal ini akan membuat Anda underperform dan under-deliver.

Proses yang harus ditempuh agar bisa tetap fokus menangani banyak proyek tidaklah mudah. Bisa-bisa Anda merasa stres bahkan burnout, dan berujung pada proyek yang tidak selesai. Tentunya hal ini akan merugikan perusahaan. Agar hal tersebut tidak terjadi, Anda bisa menerapkan beberapa cara berikut ini.

Buat daftar dengan tiga kolom

Ada berapa proyek yang sedang Anda tangani sekarang? Apa saja proyek tersebut? Akan lebih mudah bagi Anda untuk menangani proyek-proyek ini jika Anda menuliskannya, bukan hanya diingat-ingat saja. Buatlah sebuah daftar proyek yang terdiri dari tiga kolom. Isi masing-masing kolom tersebut dengan label “proyek”, “durasi waktu”, dan “deadline”. Tuliskan seluruh proyek yang sedang Anda tangani, berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dan kapan Anda harus menyelesaikannya.

Khusus untuk proyek-proyek yang skalanya cukup besar, sebaiknya Anda juga melakukan breakdown tugas apa saja yang harus Anda lakukan untuk menyelesaikan proyek. Hal ini akan memudahkan Anda dalam melakukan langkah-langkah konkrit terkait proyek besar tersebut.

Fokus pada satu pekerjaan secara bergantian

Setelah menuliskan daftar proyek, sekarang coba perhatikan daftar tersebut. Mulailah dengan mengerjakan proyek atau tugas yang membutuhkan konsentrasi paling tinggi, lalu tuangkan konsentrasi Anda semaksimal mungkin. Pastikan Anda juga sudah memiliki ekspektasi tentang hasil yang ingin dicapai. Dengan begitu, Anda pun tahu langkah apa saja yang harus diambil untuk memenuhi ekspektasi tersebut.

Artinya, Anda dianjurkan untuk fokus pada satu pekerjaan dalam satu waktu daripada harus melakukan juggling atau multitasking. Menurut riset yang diterbitkan dalam jurnal berjudul Organization Behavior and Human Decision Processes, ketika Anda melakukan transisi dari tugas A ke tugas B, “sisa pikiran” dari tugas A akan memberi efek buruk terhadap mental space Anda. Jadi, semakin jarang Anda melakukan switch tugas atau proyek, akan semakin baik.

Tentukan batasan waktu pengerjaan proyek

Masalahnya, dengan berbagai distraksi yang bisa muncul kapan saja—misalnya panggilan telepon atau email—fokus terhadap satu proyek sangatlah sulit dilakukan. Untuk mengatasi hal ini, cobalah untuk menentukan batasan waktu pengerjaan proyek seperti yang telah Anda tulis pada daftar. Terlihat mudah memang, tetapi nyatanya cukup menantang.

Anda membutuhkan waktu cukup panjang yang Anda yakini mampu membantu Anda membuat progress, tetapi juga cukup pendek agar otak Anda tidak menganggapnya sebagai hal yang besar. Namun, ketika misalnya Anda memutuskan untuk mengerjakan suatu proyek dalam waktu tiga hari, otak Anda tahu bahwa setelah itu Anda bisa segera melakukan hal-hal lain. Inilah yang akan membantu Anda untuk fokus dan memandu anda dalam mengerjakan proyek secara tepat waktu.

Jangan selalu mengiyakan tawaran proyek baru

Mari flashback bersama-sama. Bagaimana Anda bisa mendapatkan banyak proyek seperti sekarang? Kemungkinan besar, jawabannya adalah karena Anda susah untuk menolak permintaan atasan atau orang lain. Wajar apabila Anda ingin menyenangkan hati atasan dan menunjukkan bahwa Anda adalah pekerja keras. Namun, Anda juga harus mempertimbangkan kemampuan Anda sendiri. Jangan sampai pada akhirnya Anda justru mengecewakan atasan atau rekan kerja karena under-deliver.


Jadi, dengan jumlah proyek yang sudah banyak, jika ada orang lain yang menawarkan proyek baru kepada Anda, jangan langsung mengiyakan begitu saja. Luangkan waktu untuk berpikir apakah Anda mampu menanganinya dengan baik dan tepat waktu. Tidak ada salahnya untuk berkata tidak jika memang hal tersebut dapat menjaga performa dan reputasi Anda.

Di dunia kerja, mengerjakan beberapa proyek sekaligus bukan merupakan hal yang baru. Meski begitu, tidak semua karyawan memiliki kemampuan untuk melakukannya dengan baik. Agar tidak underperform dan under-deliver, keempat tips di atas bisa Anda coba. Good luck!

Sumber: Harvard Business Review, THE LIQUIDPLANNER BLOG