Cara Menentukan Prioritas Ketika Semua Pekerjaan Penting

skala prioritas

Dalam kehidupan sehari-hari khususnya dalam pekerjaan, Anda sering dihadirkan dengan berbagai tugas dalam satu waktu. Anda dituntut untuk menyelesaikannya sesuai dengan deadline yang ada. Seringkali, Anda merasa kesulitan untuk menentukan mana yang prioritas dan tidak, padahal penentuan skala prioritas ini penting karena dapat menentukan kesuksesan Anda dalam menyelesaikan tugas atau proyek. Yuk, cek tips dan trik bagaimana caranya menentukan skala prioritas dalam pekerjaan:

Buat daftar pekerjaan yang harus Anda kerjakan lalu perhatikan mana yang penting dan urgensi tinggi.

Salah satu caranya dengan bertanya dan berdiskusi dengan atasan Anda mengenai pekerjaan yang dilimpahkan kepada Anda. Misalnya Anda bisa berdiskusi dengan manager mengenai proyek yang Anda jalankan. Selain itu jika Anda bekerja sama dengan orang lain, Anda bisa mengajak mereka berdiskusi apakah Anda dibutuhkan kehadirannya dalam suatu meeting atau tidak, dan apakah Anda bisa mendelegasikan salah satu tim Anda. Dengan demikian Anda akan mengetahui pentingnya pekerjaan yang dapat Anda selesaikan pada hari itu juga.

Apa jadinya jika Anda bekerja sendiri dan tidak ada orang yang membantu? Anda bisa membuat perhitungan berdasarkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada. Misalnya pekerjaan A harus selesai dalam 5 jam. Lalu Anda bisa melanjutkan pekerjaan yang lainnya sehingga tidak tertinggal dari deadline yang ada.

Perhatikan nilai dari setiap pekerjaan yang ada

Pekerjaan mana yang memberikan nilai yang besar terhadap perusahaan atau organisasi Anda. Misalnya fokus terhadap proyek dari klien, sebelum melakukan pekerjaan sehari-hari. Selain itu, nilai juga bisa dilihat dari seberapa besar dampak atau efek yang ada dari pekerjaan Anda. Pada umumnya semakin besar orang yang terlibat maka semakin besar resiko yang terlibat. Nilai tersebut bisa diartikan dalam 3 hal yakni scope, cost dan time.

Time bisa diartikan dengan deadline, setiap pekerjaan atau proyek memiliki deadline tersendiri. Anda bisa menggunakan spreadsheet untuk menentukan proyek mana yang memiliki deadline terdekat atau tidak. Bahkan deadline bisa membuat Anda menentukan apakah proyek atau pekerjaan tersebut membutuhkan bantuan dari orang lain atau tidak.

Cost tidak hanya berarti uang, namun lebih dari hal itu, misalnya bantuan atau kerja sama dengan anggota tim Anda lainnya. Anda harus mengetahui apakah pekerjaan Anda membutuhkan bantuan orang lain atau tidak, apakah ada aplikasi yang membantu mempermudah pekerjaan atau tidak dan cara lain yang memudahkan Anda.

Scope diperlukan untuk mengetahui seberapa besar pekerjaan yang Anda dapatkan. Dalam hal ini Anda bisa membuat kesepakatan baru dengan menjelaskan bahwa pekerjaan sebesar ini bisa diselesaikan dalam waktu tertentu. Jika deadline terlalu cepat maka resiko yang ditanggung semakin besar. Hal ini akan membantu Anda dalam memberikan pilihan kepada klien atau boss Anda mengenai proyek yang sedang Anda jalankan.

Delegasikan atau kurangi pekerjaan yang ada

Setelah Anda mengetahui mana yang penting dan tidak, Anda bisa menentukan pekerjaan mana yang bisa didelegasikan., pekerjaan mana yang bisa ditunda atau harus segera dilakukan. Meminta bantuan orang lain tidak masalah asalkan Anda jangan berikap agresif terhadap mereka. Mengurangi pekerjaan pun tidak masalah asal tidak mengganggu pekerjaan utama Anda.


Jangan sampai karena sulitnya menentukan skala prioritas membuat semua pekerjaan Anda terbengkalai. Sehingga Anda harus mengetahui bagaimana cara menentukan prioritas dalam memudahkan pekerjaan Anda dan mendapatkan hasil yang maksimal.

Semoga bermanfaat!

Sumber: Life Hacker, Liquid Planner

Join Us

Artikel - Artikel Terkait