Cara Sopan untuk Menolak Undangan Meeting

meeting

Ada beberapa meeting yang tidak ingin atau tidak bisa Anda hadiri. Semakin banyak pekerjaan dan kegiatan Anda maka semakin sulit untuk menemukan meeting yang tepat agar tidak membuang waktu. Sehingga Anda harus pintar menggunakan waktu agar meeting yang Anda hadiri tidak mengganggu pekerjaan Anda yang lebih penting.

Banyak cara dan alasan yang digunakan untuk menolak undangan meeting. Anda harus menentukan suatu meeting penting bagi Anda, bahkan apakah meeting tersebut bisa didelegasikan kepada orang lain atau tidak. Jika, undangan meeting tersebut tidak jelas, maka Anda bisa mengajukan pertanyaan untuk mengetahui seberapa pentingnya meeting tersebut. Dengan adanya informasi yang jelas, maka Anda bisa menentukan apakah kehadiran Anda benar-benar diperlukan atau tidak.

Berikut cara untuk menolak undangan meeting tanpa menimbulkan adanya konflik:

  • Katakan tidak secara langsung dengan cara yang baik. Berikan alasan yang jelas dan logis, misalnya terdapat proyek penting yang harus dikerjakan, deadline yang sudah dekat, atau adanya keperluan mendadak lain yang harus dihadiri.
  • Ajak untuk melakukan meeting melalui telepon, email, atau melalui channel lainnya. Hal ini selain mempersingkat waktu yang Anda miliki, juga mendorong mereka untuk secara efektif menjabarkan detail dari meeting tersebut.
  • Tawarkan alternatif waktu lain untuk meeting. Misalnya jika meeting tidak bisa dilakukan hari ini, maka Anda bisa menawarkan meeting di hari lain atau bulan berikutnya, sehingga materi meeting bisa dipersiapkan lebih matang dari sebelumnya.
  • Tentukan tarif terhadap waktu yang Anda miliki. Hal ini biasanya dilakukan oleh seorang konsultan. Meskipun terdengar tidak sopan, namun jika meeting tersebut membutuhkan kompetensi Anda dalam menyelesaikan suatu masalah perusahaan, maka Anda berhak memberitahukan berapa tarif yang Anda terapkan untuk waktu Anda.
  • Delegasikan orang lain untuk menghadiri meeting tersebut. Hal ini bisa dilakukan jika meeting tersebut dirasa kurang cocok dengan bidang atau kemampuan yang Anda miliki. Misalnya dengan memberikan saran untuk mengundang rekan atau tim Anda di meeting yang sesuai dengan kemampuannya. Dengan demikian, Anda bisa menolak sekaligus membantu mereka dalam menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi.

Anda pun tidak bisa mengatakan ‘iya’ terhadap semua undangan meeting yang datang kepada Anda. Terapkan strategi-strategi diatas agar Anda bisa menentukan mana meeting yang penting dan relevan, dan dapat menolak tanpa menyinggung perasaan partner bisnis Anda.

Semoga bermanfaat!

Sumber: Harvard Business Review, U.S. News

Join Us

Artikel - Artikel Terkait